私は、長年書類の管理がずっと苦手で
いつも書類棚がごっちゃごちゃでした。
ファイリングも何度か挑戦したけれど、気づけば続かなくなって
いつの間にか「一旦保留」のクリアファイルだらけ。
全部が「一旦保留」で大事なのは一体どれ！？
- 習い事でもらってくるプリント
- 保険の書類
- 契約書
- 健康診断の結果
- 医療費の領収書
- 株式関係や証券会社からの通知など
ほんの少し気を抜くだけで
紙はあっという間に溜まっていきます。
これは単純に
そのとき考えるのがめんどくさくて
ただ「判断を先送り」をしていただけなのです。
ここからは、私なりの書類の整理＆断捨離法を書いていきたいと思います。
書類を“重要度✖️見返す度”でランクづけする
全てを同じ重さで見ているから溜めていってしまう。
そこで、書類を「重要度✖️見返す度」で分類することにしました。
A：原本保管
原本であることに意味があるもの。
- 各種契約書（住宅・賃貸・ローンなど）
- 保険証券
- 証券口座関係
- 医療費の領収書
見返す頻度はごく稀だけど
「紙で持っておかなければいけない」書類は迷わずここ。
B：スキャン→とりあえず原本保管
＝今は判断できないもの、グレーゾーン。
多分、そのうち捨てる、けど今捨てるのは不安なもの。
- 保険の更新案内
- 金融機関からの「重要そうな」通知
- 制度変更のお知らせ
- などなど、その場で判断できない書類全般
C：スキャン→シュレッダー
私の感覚としては、このゾーンが結構多い気がします。
原本は不要だけど、データは残しておきたいもの。
そしてこちらは、実際に私がスキャンして即捨てているものの一例です。
- 職場の健康診断の結果
- 習い事の申し込み控え・規約・年間予定表・教材費一覧
- 固定資産税納税通知書
- ねんきん定期便
- 行政からの給付金通知書
- 学校でもらった子どもの健診結果
- 病院でもらった採血結果・検査報告書
- 学校でもらってくるお便り
「後から誰にも聞かれない」
「紙で持つ理由がない」と気づいた書類は、ほぼここへ。
▶︎私が使っているスキャナーはこちら
☝️これはプリンターも兼ねているので結構大きめなサイズ💦
中古で4000円くらいで購入しましたが、よく働いてくれているので元は十分取れました。
スキャナー機能をメインで選ぶならこちらがオススメ👇
①王道・迷ったらこれ
- 速い
- 自動で両面
- まとめて突っ込める
- ドライブ連携が安定
ポチップ
👉 「Cゾーン多め」の人向け
👉 複合機から乗り換えるなら、一番ストレスが減る
②省スペース・出しっぱなし向き
- コンパクト
- 1〜2枚をサッと
- 机の端に置ける
ポチップ
👉 「毎日ちょいスキャン」派
👉 スキャン→即シュレッダー動線にかなり合う
③最軽量・とにかく手軽
- 電源いらない
- 立ち上げ早い
- 最低限の機能
ポチップ
👉 「考えずに流す」特化
👉 画質よりスピード重視ならこれ
あえて「スキャナー」を使う理由
書類をスキャンする方法として、
スマホで撮影するやり方も確かにありますが…
- ざっと入れるだけで終わる
- 歪みや影を気にしなくていい
- 保存先が最初からクラウド設定
- スマホの写真と混ざらない
考えなくていいから、続く。
書類整理に必要なのは
きれいさより仕組みです。
D：スキャンなし→即シュレッダー
考えない、即捨て案件。
- ＤＭ
- キャンペーン通知
- ネット証券からのお知らせ
- 配当金のお知らせ
証券口座に関しては、NISAと特定口座（源泉徴収あり）しか使っていないので
株式関係の正式データは全てネット上で確認できるので紙は不要。
※確定申告が必要な方は別。
▶︎即シュレッダー派にちょうどいいモデル
ポチップ
シュレッダーはまだハサミでやってますか？
長く使うなら断然、電動をオススメします。
数枚重ねてバリバリ処理してくれますから、スピードも馬力も桁違い。
時間もエネルギーも最小限で済むんです。
買ったことを絶対に後悔させないマシーンの一つ。
書類の整理はクラウドで完結させる
スキャンした書類は、すべてクラウドへ。
紙を前に、判断にかかる時間は最小限にします。
データにしてから、PCで見る。
必要なら残す、見返さなければ消す。
フォルダ分けも、大雑把にこんな感じで。
- 家族の名前
- 学校・習い事
- 医療・健康
- 行政・お金
このくらいで十分。
スキャンされたファイルを、考えずに放り込むだけです。
BやCに入れた書類はここで最終チェック
しばらくして見返してみて、結局一度も開いていないものは削除。
やっぱり紙はいらなかったな…と思えたら正解です
紙だと迷うことも、
画面越しだと淡々と決められる。
判断の場所を、紙からクラウドに移した。
それだけで、書類整理は一気にラクになりました。
まとめ｜書類を減らすと時間が生まれる
私が求めるのは
書類をきれいに整理することではなく、考える回数を減らすこと。
- 行き先を4つに決める
- 迷うものはスキャン
- 紙で持つ理由がないものはシュレッダー
- 判断はクラウド上で
これだけで
書類棚も、頭の中も結構スッキリしますよ✨
今やスキャナーとシュレッダーのない生活は考えられません‼︎
処理をどうしようかと悩む時間とエネルギーを省けるから。
書類整理に必要なのは、
几帳面さより無駄のない仕組み。
考えなくていい流れを作れたら、書類整理は自然と続きます。
ポチップ
書類の判断、家計の整理、考え事の置き場所ーーー
豊かに生きるための私の相棒です。
▶︎子どもたちにMacBookを買ったエピソードはこちら💻
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